Massutskick och mallar
Behörighet
För att kunna göra massutskick i Mina Aktiviteter måste du först ha tilldelats behörighet av huvudansvariga inom din organisation. Har du inte detta så är denna funktionalitet dold för dig.
Lägg till mottagare från listor
Det går att lägga till mottagare från aktivitetslistor, anmälningslistor, grupper, licenslistor, medlemsregister och andra typer av listor genom följande steg.
- Börja med att söka fram de personer du vill använda som grund för utskicket. De flesta sökningar som producerar listor kan användas för att addera personer/anmälningar till utskickslistan. Om det inte alla får plats i listan så öka innehållet i ”Visa max-rutan” och klicka på ”Sök” igen för att se samtliga hittade rader.
- Klicka på ikonen ”Ändra många rader” över listan för att markera de som ska ingå i utskicket. För att markera alla rader så kan du klicka på den ensamma kryssrutan längst upp till vänster i listans rubrikrad. Du kan sedan om det behövs avmarkera de rader du inte vill ha med till utskicket.
- Välj ”Lägg till i utskick” i rullgardinslistan och klicka på verkställ..
- Upprepa punkterna för att lägga till mottagare här ovanför tills alla mottagare som önskas har lagts till. Du kan fritt blanda från olika former av listor.
Lägga till mottagare från adressboken
Om du lägger till mottagare från Adressboken går det att välja ”Lägga till alla träffar”, ikonen med ett kuvert i verktygsmenyn, för att lägga till alla sökträffar. Detta oavsett om alla träffar får plats på en sida eller inte. Därefter går det att göra en ny sökning och göra om processen för att lägga till ytterligare personer till utskicket.
Lägga till mottagare från aktivitets- eller deltagarlistor
När ni lägger till mottagare från aktivitets- eller delatagrlistor kan ni välja om ni lägga till varje enkild bokning separat eller om ni endast vill lägga till deltagaren och/eller den bokningsansvariga som individer utan koppling till någon specifik bokning.
Lägger ni till varje enskild bokning så medför det att en person kan få flera meddelanden samtidig, ett för varje bokning. Fördelen med det är att ni kan addera boknings- och aktivitetsinformation som är unik för den aktuella bokningen som det enskilda meddelandet avser.
Lägger ni till varje deltagare och/eller bokningsansvarig så kommer individ bara att adderas en gång även om de gjort flera olika bokningar. Detta är smidigare om ni inte behöver kunna referera till enskilda bokningar. Även om ni inte kan referera till enskilda bokningar kan ni fortfarande inkludera bokningssammanställningar med avbokningsmöjlighet, samlingsavier mm.
Även om ni endast adderar individer så kommer dock eventuellt avvikande mejladresser och extra mejladresser kopplade till en specifik bokning att läggas till som cc i mejlet till individen. Har exempelvis en pappa bokat en aktivitet till sitt barn och då begärt att kopior av all bokningsinformation också skall skickas till mammans mejladress så kommer mammans mejladress att adderas som cc på mejlet i massutskicket som riktar sig till pappan.
Välj om ni vill inkludera sekundära mejladresser
När ni adderar en individ till ett e-postutskick så adderas individen primära mejladress. Ni kan många gånger också välja att inkludera även övriga (sekundära) mejladresser som kan finnas kopplade till individen. Dessa kommer då att adderas som cc i mejlen som skickas.
Är personen minderårig och ni väljer att addera sekundära mejladresser så kommer också alla mejladresser till barnets föräldrar att inkluderas.
Skapa utskick
Gå till ”Utskick” där du hittar du en steg-för-steg-guide. Ett tips är att i steg ett välja ”Enkelt mejl” eller ”Icke-personlig info” som mall. Sedan är det bara att ändra i avsändare, ämnesrad, text mm. Det går bra att gå fram och tillbaka, dvs skriva, förhandsgranska, gå tillbaka och ändra igen osv. Om du vill skriva ut och skicka med post kan du i steget ”Redigera brev” välja ”Inramning – A4 med adressfält”.
Lämplig avsändaradress
I steg tre, ”Redigera innehåll”, anger du vilken avsändaradressen skall vara. Det bestämmer vem som mottagaren ser som avsändare och vart ett eventuellt svar skickas om mottagaren väljer ”Svara” från sitt e-postprogram. Det är också till avsändaradressen som eventuella studsade mejl hamnar, t ex om e-postadressen är felaktig eller om mottagaren e-postbox råkar vara överfull.
Det är bra om avsändaradressen tillhör någon som kan svara på eventuella frågor som uppstår i samband med utskicket.
Testa gärna med dig själv
Om du vill kan du börja med att addera dig själv. Det gör du genom att söka fram dig i adressboken och välja ”Lägg till i utskick”. Då kan du skicka test e-post till dig själv tills du är nöjd och sedan addera övriga mottagare.
Mer information om att skapa utskick.
Skriv ut och skicka pappersbrev med post
Studsade mejl och felaktiga e-postadresser
Om du i samband med utskicket upptäcker att vissa e-postadresser är permanent ogiltiga, t ex upphört, så plocka gärna upp individerna via adressboken och markera de ogiltiga e-postadresserna som icke fungerande. Ta helst inte bort e-postadressen helt eftersom den, även om den inte fungerar, gör det enklare att söka efter personer och identifiera duplikat .
När någon ber att få mindre information från organisationen via e-post
Sök upp personen i adressboken och markera att personen vill ha information via e-post restriktivt eller inte alls. Obs! Det är mycket viktigt att detta verkligen görs så att inte den enskilda organisationen CogWork eller Mina Aktiviteter förknippas med spam.
Infoga fält
Du kan infoga fält vars slutgiltiga värde beror av sammanhanget, t ex mottagare, avsändare, kursanmälan mm.
Mer info om det på separat sida:
Medelandelogg
Både massutskick, automatiska meddelande och andra typer av meddelande visas i meddelandeloggen. Det gör det möjligt att i efterhand se precis vilka meddelanden som skickats avseende olika individer, bokningar mm. De flesta organisationer som använder vårt system skickar meddelande från e-posttjänsten Postal och då finns det nedanstående vanligt förekommande statusmeddelande i kolumnen Mejleverans.
| Levererat | Meddelande har nått mottagaren utan att något felmeddelande tagits emot. |
| Studsat | E-postadressen finns men det går inte att skicka till adressen på grund av ett tillfälligt fel. Till exempel att inkorgen är full. |
| Problem | Meddelande kunde inte levereras till e-postadressen och meddelande kommer automatiskt försöka skickas om. Meddelande får efter några försök att skickas om antagligen status Levererat eller Fallerat, beroende på om det nått mottagaren. |
| Fallerat | Det gick inte att skicka meddelandet till e-postadressen. Detta kan bero på alltifrån att e-postadressen inte finns till att inkorgen är full. |
| Stoppat | Flera meddelanden på rad med status Fallerat kan leda till att mottagaradressen tillfälligt sätts i karantän under en vecka (7 dagar) efter att sista mejlet fallerade. Vilket gör att alla meddelande till e-postadressen stoppas under den perioden. |
| Släppt | Spärren att skicka till e-postadressen har tagit bort utan att meddelandet har skickats om. |
På sidan medelandelogg går det att visa alla meddelande med som exempel status Fallerat genom att klicka på förstoringsglaset och sedan göra valet i rullgardinsmenyn ”Mejlleverans”. Det går även som exempel att i fältet ”E-post” skriva in och filtrera meddelande till en specifik e-postadress.
Massutskick eller e-postlista kopplad till en grupp?
Vid återkommande massutskick utan behov av individuell anpassning är det ofta smidigare att lägga upp en grupp och koppla en e-postadress till gruppen. E-postmeddelanden till hela gruppen kan då skickas från vanliga e-postprogram genom att adressera meddelandet till gruppens e-postadress.